enero 27, 2022
Cómo evitar las trampas legales del teletrabajo
¿Es usted un empleador que comenzó a permitir que los empleados trabajaran desde casa durante la pandemia de COVID-19?
O tal vez el teletrabajo ha sido parte de su entorno laboral incluso antes de la pandemia. En cualquier caso, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta para proteger a su empresa de litigios.
Como primer paso, lo mejor que puede hacer para evitar posibles problemas legales es tener una política formal de la empresa y un acuerdo firmado que se corresponda con esa política. Ambos documentos deben abordar cualquier problema potencial que pueda surgir cuando un empleado trabaja desde casa o en un espacio público fuera de la oficina.
Estos son algunos de los temas que deben abordarse en la política y el acuerdo.
Privacidad/Confidencialidad
En la política de su empresa, llame la atención sobre el hecho de que los teletrabajadores que usan la computadora de su hogar deben saber que un empleador tiene derecho a monitorear o inspeccionar la computadora de un empleado, incluso si el empleado está usando una computadora personal. El acuerdo debe incluir un acuerdo de confidencialidad que requiera que los empleados se comprometan a no compartir información de la empresa mientras permiten que el empleador recupere los archivos a voluntad.
Seguridad
Para garantizar que los piratas informáticos no puedan acceder a la información de la empresa desde la computadora de un empleado, los empleados deben operar su computadora desde un servidor seguro o una red privada virtual. Como capa adicional de protección, los empleados también deben usar cifrado, contraseñas y firewalls de red.
Cronometraje
El acuerdo de teletrabajo debe enumerar las horas del empleado y exigirles que mantengan registros meticulosos o utilicen un sistema de seguimiento electrónico. En situaciones en las que las horas de trabajo fluctúan según las necesidades comerciales, debe haber un acuerdo que especifique cuántas horas se le pagará al empleado cada semana, independientemente de las horas que trabaje.
Incluso cuando los empleados asalariados están exentos de las horas extraordinarias en virtud de la Ley federal de normas laborales justas, el establecimiento de horarios de trabajo normales, incluso cuando se espera que los empleados estén disponibles por teléfono o correo electrónico, por lo general crea una rutina de trabajo más productiva y confiable.
Alojamientos
La Ley de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) exige que los empleadores mantengan un lugar de trabajo seguro para los empleados mediante la prevención de peligros previsibles, incluso cuando un empleado trabaja desde casa. Si bien un empleador no tiene derecho a ingresar a la casa de un empleado, un empleador puede hacer que sea parte del acuerdo de teletrabajo que, para garantizar el cumplimiento de las normas de OSHA, se permita la inspección de la casa del empleado.
Lugar de trabajo seguro
La mayoría de los tribunales consideran que los lugares de trabajo en el hogar son una extensión de la oficina. Eso significa que un empleador podría ser considerado responsable si un empleado se lesiona en el hogar mientras trabaja. Se alienta a los empleadores a crear una política específica con respecto a las lesiones relacionadas con el trabajo que pueden ocurrir en el hogar de un empleado. La política o acuerdo debe designar un área específica de la casa del empleado donde se realizará el trabajo, preferiblemente aparte del resto de la casa para garantizar que las lesiones ocurran solo en las áreas designadas.
Discriminación
Su póliza debe indicar qué grupo o grupos son elegibles para trabajar desde casa y bajo qué circunstancias. Asegúrese de que su política no se aplique a grupos que podrían identificarse de una manera que sugiera una intención discriminatoria, como solo mujeres o solo empleados jóvenes.
Consideraciones de demanda colectiva
Idealmente, cada empleado de teletrabajo debería tener un acuerdo individualizado por separado. Los acuerdos individualizados protegen a los empleadores de demandas colectivas. Por ejemplo, en una situación en la que un empleado presenta una demanda alegando que el empleador no registró correctamente las horas de trabajo, si todos los empleados firmaron el mismo acuerdo, la demanda podría aplicarse a todos los empleados que trabajan a distancia que no están exentos.
Zonificación e Impuestos
Algunas ordenanzas locales restringen la capacidad de las personas para realizar negocios en sus hogares y, en algunos casos, permiten que los gobiernos locales recauden impuestos. El acuerdo de teletrabajo debe enfatizar que es responsabilidad del empleado garantizar el cumplimiento de la zonificación y las reglamentaciones locales.
Está en el poder de su empresa, por supuesto, interrumpir las telecomunicaciones cuando crea que el acuerdo ya no satisface las necesidades de su empresa y su acuerdo debe indicarlo. Sin embargo, lo mejor para todos es que les avise a los empleados con al menos 30 días de anticipación, especialmente para acomodar los problemas de cuidado de niños y otros problemas que puedan surgir del cambio.